Modello di budget

Prova il template

Un template per i costi e uno per i ricavi, uguali in ogni edizione. Questo è il suo nucleo, preso dal foglio vero: cambia i numeri.

Cos’è. Una versione semplificata di due fogli del template vero: C-BUDGET per i costi e R-BUDGET per i ricavi. L’originale è un file Excel, quindi qui l’aspetto è per forza diverso: ogni riga del foglio diventa una scheda, e restano solo le colonne che fanno il ragionamento.
La logica. Il previsto è quantità × prezzo unitario netto, moltiplicato per il fattore di prudenza: λ sui costi, da 1 in su; π sui ricavi, fra 0 e 1. Il consuntivo è quantità × prezzo unitario netto, scritto dopo l’edizione.
Come si legge. Sulla linea, ○ è il previsto, ◆ il previsto con prudenza, ● il consuntivo: più ◆ sta vicino a ●, più la prudenza ha funzionato. Le barre dividono lo scostamento in quantità (più o meno unità) e prezzo (un prezzo unitario diverso), e le due sommano sempre al totale. Cambia un numero o sposta il cursore: si aggiorna tutto.

λ maggiora un costo, e solo dove il preventivo tende a stare basso. Il totale esce con e senza, così dopo l’edizione si vede se è servito.

Affitto sede

Venue & occupancyEVENT

Previsto

×=90.000 €

1,10→99.000 €

Consuntivo

×=95.000 €

quantità0 €prezzo+5.000 €scostamento+5.000 €

Backdrop 2×2

Graphics & signageSPONSOR

Previsto

×=2.400 €

1,00→2.400 €

Consuntivo

×=3.300 €

quantità+600 €prezzo+300 €scostamento+900 €

Previsto92.400 €

previsto con λ101.400 €

Consuntivo98.300 €

errore senza prudenza+5.900 €

errore con λ−3.100 €

π taglia un ricavo, fra 0 e 1: sui ricavi l’errore tipico è l’ottimismo, non il preventivo basso. Il foglio non accetta niente sopra 1.

Sponsor Gold, Italia

Sponsorship, pacchettoEVENT

Previsto

×=20.000 €

0,90→18.000 €

Consuntivo

×=18.000 €

quantità0 €prezzo−2.000 €scostamento−2.000 €

Sponsor Gold, estero

Sponsorship, pacchettoEVENT

Previsto

×=15.000 €

0,80→12.000 €

Consuntivo

×=15.000 €

quantità0 €prezzo0 €scostamento0 €

Biglietti early bird

Ticketing, ingresso generaleEVENT

Previsto

×=10.000 €

1,00→10.000 €

Consuntivo

×=8.100 €

quantità−1.000 €prezzo−900 €scostamento−1.900 €

Previsto45.000 €

previsto con π40.000 €

Consuntivo41.100 €

errore senza prudenza−3.900 €

errore con π+1.100 €

Fig. 1. Il previsto è il consuntivo dell’anno prima, spezzato in quantità × prezzo unitario netto, poi il fattore di prudenza. Ogni scostamento si divide in effetto quantità ed effetto prezzo, e i due sommano sempre al totale.

Fonte: il template di budget MBW e la sua guida alla compilazione; le righe sono gli esempi della guida · Metodo: le formule del foglio, colonna per colonna · Limite: una vista semplificata. I fogli veri aggiungono stato, fatture, IVA, accantonamenti e conto contabile.

Quattro budget, quattro formati

Prima di costruire qualcosa ho letto, riga per riga, i quattro budget già in uso. Non ce n’erano due fatti allo stesso modo.

	Formato	Righe	IVA	Categorie	Consuntivo	Totale
2023	Notion	27	non dichiarata	nessuna	nessuno	137.976 €
2024	Excel	13 blocchi	inclusa	13	colonna mai riempita	183.640 €, 4 blocchi fuori
2025	Notion	23	ambigua	nessuna	nessuno	88.634 €
2026	Notion	43	netto e IVA separati	14, ma il 17% illeggibile	nessuno	113.177 €
Template	un solo file	una riga per voce	sempre netto, IVA nella sua colonna	13 chiuse, più per chi è la spesa	su ogni riga, accanto al previsto	quadra in tre modi

Fig. 2. I quattro budget davanti alle stesse domande, e in fondo il template.

Fonte: i budget 2023-2026, esportati da Notion ed Excel · Metodo: ogni file letto riga per riga; il totale 2024 ricostruito dalle voci · Limite: i budget sono piani, non contabilità.

previsto a budgetspeso, dal bilancio

2023 · +36%
138k €
188k €
2024 · +49%
217k €
322k €
2025 · +53%
89k €
136k €
2026 H1 · +11%
113k €
126k €

Fig. 3. Ogni anno la società ha speso più di quanto il budget prevedeva, sempre nello stesso verso. A questo serve λ.

Fonte: i quattro budget; bilanci depositati 2023-2025, situazione contabile al 30 giugno 2026 · Metodo: totale previsto (il 2024 ricostruito dalle voci) contro costi della produzione · Limite: non è uno scostamento. Il budget riguarda l’evento, il bilancio la società intera.

9 su 13i blocchi sommati dal totale del 2024. Tre sotto-totali sommavano l’intervallo sbagliato
33.055 €mancanti da quel totale, il 18%. Ed era la soglia di pareggio in uso

Fatto per essere controllato, lasciato per essere usato

Sette fogli: due da riempire, due che sommano e controllano, uno che incrocia costi e ricavi.

si riempieC-BUDGETcosti: una riga per voce, previsto e consuntivo

somma e controllaSUMMARY-Cper categoria, destinatario, stato e conto, con i controlli da leggere prima di mandarlo

si riempieR-BUDGETricavi: contratti, wave di biglietti, previsioni

somma e controllaSUMMARY-Rlo stesso, più esercizio contabile e incassi

incrocia i dueMARGINEil margine dell’edizione, l’edizione contro la struttura, e il margine di ogni sponsor, una domanda che non aveva risposta

Liste i menu a tendinaLegenda la guida, dentro il file

Fig. 4. Come si muove il file: quello che si scrive a sinistra viene letto, sommato e controllato a destra.

Fonte: MBW_budget_template.xlsx · Metodo: i fogli e cosa legge ciascuno · Limite: la mappa fra conto contabile e categoria di budget aspetta ancora l’approvazione dell’azienda.

43 su 43righe del budget 2026 cadono in una categoria, 100.584 € netti. Prima il 17,2% non si poteva sommare
86,6%dei 633.966 € di costi di tre esercizi depositati cade sulle dodici categorie dell’evento, il resto sul residuo amministrativo. Nessun conto resta fuori
24 su 24test funzionali superati dal file: riepiloghi, quadrature, catena dei margini
2 × 1 paginale guide lasciate all’azienda, costi e ricavi: lo si compila a mano, o lo si dà agli agenti AI

L’azienda lo ha adottato. Manca un passo, ed è suo: approvare quale conto appartiene a quale categoria di budget.

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EliaPiludu

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Come funziona

Quattro budget, quattro formati

Fatto per essere controllato, lasciato per essere usato